«Projektportfoliomanagement» – ein etwas langer Begriff, aber bei der Würth Finance der Schlüssel für höchst effizient und erfolgreich abgeschlossene IT-Projekte. Das Prinzip dahinter ist so einfach wie effektiv: Projektportfoliomanagement (PPM) sorgt für konstante Transparenz und ermöglicht eine ressourcenschonende Umsetzung von Projekten. PPM wählt, priorisiert, steuert und optimiert das gesamte IT-Aufgabenportfolio. Kurz: PPM liefert den Überblick und führt Projekte gezielt zum Abschluss.
Die zunehmende Komplexität in der Geschäftswelt, die fortschreitende Digitalisierung und der steigende Innovationsdruck zwingen Unternehmen dazu, ihre Ressourcen zu bündeln und Projekte transparenter, koordinierter und abgestimmt auf die strategischen Ziele umzusetzen.
Bei der Würth Finance war der Wunsch nach mehr Transparenz und zentraler Steuerung gross. Vor der Einführung von PPM liefen viele kleinere Aufgaben, sogenannte Kleinaufträge, parallel zu einem grossen IT-Projekt. Ein solches Projekt dauerte mehrere Jahre und die Ergebnisse daraus waren nicht für alle befriedigend. Dies führte zu Frustration, und die Motivation für Projektarbeit wurde geschmälert. Oft wurden die kleineren Aufträge aufgeschoben, da das grosse Projekt alle Kapazitäten in Anspruch nahm.
Heute sieht die Situation anders aus. Sarah Fiorina, Projektportfoliomanagerin des Teams IT Management, erklärt: «Dank PPM herrscht nun bei jedem Projekt Transparenz und Effizienz. Projekte ohne klaren Business Case werden gar nicht erst gestartet, weshalb es auch mal ein – wenn auch seltenes – Nein gibt.» Die verfügbaren Ressourcen werden dank einer klaren Priorisierung den Projekten zugeordnet. Ein Verteilschlüssel stellt sicher, dass neben den laufenden Projekten auch Zeit für kleinere Aufträge, die heutigen Change Requests, allokiert wird.
Hierfür wurde ein Gremium eingerichtet, das alle Themen sammelt und dann entscheidet, welche Anfragen wann und wie umgesetzt werden. So sind auch kleinere Themen stets transparent und klar priorisiert. Das PPM übernimmt die zentrale Rolle, steuert Abhängigkeiten zwischen Projekten und sorgt für den notwendigen Überblick. Denn Projektleitende sind tief in ihre eigenen Projekte involviert und haben oft keinen ganzheitlichen Blick auf andere laufende Projekte.
PPM liefert monatlich Statusberichte, bewertet Risiken, entscheidet über die Weiterführung und erteilt die notwendigen Freigaben. Kurz gesagt: Das Projektportfoliomanagement ermutigt zu neuen Schritten und gibt allen Beteiligten Sicherheit, indem Rollenverständnisse geschärft, Prozesse klar definiert sowie Aufgaben zugewiesen werden. «Für mich war es auch wichtig, den Leuten die Angst vor neuen Projekten zu nehmen», meint Sarah Fiorina. Erfreulicher Nebeneffekt: Die Implementierung des Portfoliomanagements förderte auch die Motivation der Mitarbeitenden.
Auf die Frage nach ihrer Vision sagt Sarah Fiorina, dass sie sich gut vorstellen kann, dass eines Tages alle Projekte in der Organisation dank eines übergreifenden PPM noch effizienter umgesetzt werden. «Wir sind bereit, die anstehenden Herausforderungen anzugehen», fügt sie hinzu.
